1. L’application FIF PL Online, développée par le FIF PL, est réservée aux organismes de formation et regroupe trois fonctionnalités principales, à savoir :

    1. La gestion des appels à candidatures (se référer au point 2)
    2. La publication des sessions de formation sur le catalogue Formation public du FIF PL (se référer au point 3)
    3. La gestion des dossiers collectifs (se référer au point 8)

    Un manuel d’utilisation détaillant ces trois fonctionnalités est à la disposition des organismes de formation en page d'accueil de l'application.

  2. L’appel à candidatures permet à un organisme de formation de présenter ses programmes de formation annuel au FIF PL, afin que ces derniers puissent être étudiés par les Représentants de la profession concernée.

    Ainsi, par le biais d’un appel à candidatures, l’organisme de formation peut être informé en amont, si les formations qu’il présente pour l’année N+1 sont susceptibles d’être prises en charge par le FIF PL.

    Les appels à candidatures concernent à ce jour une partie des professions du FIF PL et sont ouverts pour des périodes déterminées en fonction de la profession concernée.

    Ouverture de l’appel à candidatures

    Pour une profession déterminée, le FIF PL informe par mail les organismes de formation, pour lesquels des formations ont déjà fait l’objet de prises en charge par le FIF PL, du lancement de l’appel à candidatures ainsi que de sa période d’ouverture.

    Tout autre organisme de formation, souhaitant répondre à un appel à candidatures, est invité à effectuer les deux démarches suivantes :

    1. Créer son compte sur le site du FIF PL, dans l’espace organisme de formation ici , ce qui lui permettra d’obtenir un identifiant et un mot de passe pour accéder à l’application FIF PL Online.
    2. Se connecter à l’application FIF PL Online pour visualiser et répondre aux appels à candidatures ici .

    A noter qu’un organisme de formation peut répondre aux appels à candidatures de plusieurs professions, et ce, dans la mesure où les formations qu’il dispense sont ouvertes à un public de professionnels libéraux exerçant des activités diverses.

    Réponse à l’appel à candidatures

    Dans le cadre de l’appel à candidatures, l’organisme de formation visualise pour chaque profession :

    • le cahier des charges,
    • la liste des thèmes de formation éligibles pour l’année N+1,
    • les spécificités de la profession concernée.

    Il appartient à l’organisme de formation de s’assurer que les réponses qu’il soumet répondent aux critères de la profession concernée et sont complètes, et ce, afin de permettre aux Représentants de la profession de statuer.

    A noter : que la formation se déroule sur un ou sur plusieurs exercices, la réponse à l’appel à candidatures doit porter sur la durée totale de la formation, et ce, quelle que soit la durée effective.

    Les décisions des Représentants professionnels sont communiquées via la plateforme FIF PL Online au fur et à mesure de l’examen des programmes de formation présentés.

  3. Prochainement chaque organisme de formation sera invité à publier ses sessions de formation, validées dans le cadre de l’appel à candidatures, sur le Catalogue de Formations public du FIF PL.

  4. Afin de permettre le règlement d’une prise en charge de formation par le FIF PL, l’organisme, dispensateur de la formation, est tenu de satisfaire à deux obligations réglementaires, à savoir :

    • Disposer d’un numéro de déclaration d’activité de dispensateur de formation
    • Etre référencé DATADOCK

    Ces deux obligations concernent, non seulement les organismes de formation, mais également tout formateur indépendant qui dispense des formations susceptibles d’être prises en charge par le FIF PL.

    Concernant le numéro de déclaration d’activité :

    Toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle continue dépose auprès de l’autorité administrative une déclaration d’activité, dès la conclusion, ou au plus tard dans les trois mois de la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle. (Art. L6351-1 du code du Travail).

    Cette obligation permet d’identifier l’ensemble des prestataires de formations intervenant en France et de disposer d’informations sur leur activité. Cet enregistrement ne vaut pas un agrément de l’État, il permet seulement d’exercer sur le territoire et de figurer sur la liste publique des organismes de formation.

    Il s’agit d’une démarche individuelle de l’organisme de formation à faire auprès de la DIRECCTE de la région où siège l’organisme de formation.

    Toute information et document utile sont disponibles sur le site de la DIRECCTE à la rubrique "Formation professionnelle".

    Concernant le référencement DATADOCK

    DATADOCK est une base de données créée à l'initiative des financeurs de la formation professionnelle continue, pour faciliter la mise en œuvre du décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de formation professionnelle continue. Cet outil permet de référencer tous les organismes de formation qui répondent aux 6 critères et aux 21 indicateurs définis par la loi.

    Il s’agit d’une démarche individuelle de l’organisme de formation à faire directement sur la plateforme DATADOCK.

    Depuis le 1er juillet 2018, seules les actions de formation réalisées par des organismes de formation référencés DATADOCK sont susceptibles d’être prises en charge par le FIF PL.

  5. Chaque profession dépendant du FIF PL possède ses propres critères de prise en charge, critères déterminés annuellement par les Représentants Professionnels de chaque profession.

    Ces Représentants Professionnels définissent pour la (les) profession(s) qu’ils représentent une liste de thèmes de formation susceptibles de faire l’objet d’une prise en charge par le FIF PL, ainsi que des modalités financières de prise en charge.

    Les critères de prise en charge, disponibles sur le site du FIF PL ici, sont applicables du
1er janvier au 31 décembre de chaque année, et peuvent, au regard des priorités du FIF PL et de chaque profession, être modifiés d’une année à l’autre.

    • Sont éligibles les formation d’une durée minimale de 6 h 00, soit une journée, soit par 3 modules successifs de 2 h 00 ou par 2 modules successifs de 3 h 00.
    • Sont également éligibles les formations d’une durée minimale de 3 h 00 correspondant à une prise en charge d’une demi-journée.
  6. Qui fait la demande de prise charge individuelle ?

    La demande de prise en charge individuelle est initiée par le professionnel libéral qui suit la formation ; ce dernier saisit personnellement sa demande de prise en charge sur le site du FIF PL dans l’espace dédié, et ce, avec des codes d’accès qui lui sont propres. 

    Remarque : la demande de prise en charge doit être saisie par le professionnel pour toute la durée de la formation, que cette formation se déroule sur un ou sur plusieurs exercices, et ce, quelle que soit la durée effective.

    Justificatifs à fournir par l’organisme de formation au professionnel libéral 

    Dans le cadre de ce dispositif de demande de prise en charge individuelle, l’organisme de formation est tenu de fournir au professionnel libéral :

    Avant la formation (au moment de l’inscription du professionnel libéral à la formation) :

    • le devis de la formation ou convention de stage (ou la facture de la formation)
    • le programme de la formation

    Pour être recevable, le programme, à l’en-tête de l’organisme de formation, doit comporter :

    • l’intitulé, date(s), durée et lieu de la formation,
    • les objectifs pédagogiques de la formation,
    • les pré requis,
    • le public visé,
    • le contenu détaillé de la formation par journée,
    • le nom des intervenants et leurs qualifications,
    • les moyens pédagogiques et d’accompagnement,
    • le type d’évaluations pratiqué,

    A la fin de la formation :

    • le justificatif de participation effective du professionnel libéral à la formation
    • le justificatif du règlement de la formation par la professionnel libéral

    A cet effet, le FIF PL recommande l’utilisation de deux types formulaires, disponibles au format Pdf, sur son site ici, à savoir :

    • Attestation de présence et de règlement (pour les formations présentielles) (lien vers le document)
    • Attestation de présence et de règlement FOAD (pour les formations e-learning)

    Concernant les professions issues de la Section Santé du FIF PL, l’organisme de formation doit veiller à utiliser l’attestation de présence et de règlement sur laquelle la mention suivante apparait : "L’organisme de formation atteste que la durée en jours de la formation stipulée sur ce présent document (et pour laquelle une demande de prise en charge est constituée auprès du FIF PL) correspond à une durée en jours non facturée à l’ANDPC."

    Le formulaire adapté au mode de formation suivie, doit être complété, daté et signé par l’organisme de formation et le tampon dudit organisme doit y être apposé.

    Outre les deux formulaires types d’attestation de présence et de règlement disponibles sur le site du FIF PL, le FIF PL accepte la fourniture de deux documents distincts, à savoir une attestation de présence et une facture, et ce, sous certaines conditions de recevabilité (Formalisme rattaché aux pièces justificatives)

    Règlement par le FIF PL dans le cadre d’une demande individuelle

    Dans le cadre d’une demande de prise en charge individuelle, seul le professionnel libéral peut être destinataire du montant de prise en charge accordé par le FIF PL, et ce, par le biais d’un virement.

  7. Qui fait la demande de prise en charge collective ?

    La demande de prise en charge collective est initiée par l’organisme de formation auprès du FIF PL, qui procède à une demande de convention de financement par le biais de la plateforme FIF PL Online ici.

    Cette demande de convention de financement se fait au profit d’un groupe de professionnel libéraux exerçant la même activité, et ce, pour une action de formation répondant à un programme de formation précis (thème, date, lieu).

    Procédure de conventionnement

    Les demandes de conventionnement sont effectuées par chaque organisme de formation sur la plateforme FIF PL Online, dans l’application "Dossiers collectifs", et ce, avant chaque formation.

    Un manuel d’utilisation est à la disposition des organismes de formation en page d'accueil de la plateforme FIF PL Online.

    Le programme de la formation, objet de la demande de convention de conventionnement, doit être impérativement fourni par l’organisme de formation au moment de la demande (programme répondant aux critères décrits au point VII – Demande de prise en charge individuelle).

    Pour chaque demande accordée, la convention de financement, générée par le FIF PL, est signée par les deux partie (FIF PL et organisme de formation) de manière électronique.

    La convention de financement est stockée et consultable dans chaque dossier concerné, sur la plateforme FIF PL Online, partie "Dossiers collectifs".

    Justificatifs à fournir par l’organisme de formation au FIF PL à la fin de la formation

    Les justificatifs de fin de formation sont gérés uniquement par le biais de la plateforme FIF PL Online, suivant le processus décrit dans le manuel d’utilisation disponible dans la partie "Dossiers collectifs".

    Dans le cadre de ce dispositif de demande de prise en charge collective, l’organisme de formation est tenu de fournir au FIF PL, au plus tard dans les 15 jours suivant la date de fin de formation :

    • les feuilles d’émargement, à l’en-tête de l’organisme de formation, signées par chacun des stagiaires, pour toute la durée de la formation concernée par la convention (matin et après-midi).
      Ces feuilles d’émargement doivent impérativement comporter les nom et prénom du stagiaire, son adresse mail et sa date de naissance sur 8 chiffres.
      Toutefois, ces deux derniers éléments, à savoir l’adresse mail et la date de naissance sur 8 chiffres, peuvent être précisés sur un fichier au format ".csv" (se référer au manuel d’utilisation) énumérant les stagiaires présents à la session de formation concernée par la convention, et ce par ordre alphabétique.
    • Le justificatif URSSAF de chaque professionnel libéral relatif à la cotisation au Fonds d’Assurance Formation des non-salariés (FAF) pour l’année en cours (cf rubrique professionnels libéraux point I "Etes-vous éligibles à une prise en charge de formation par le FIF PL ?")

    Il est à préciser que le FIF PL a obtenu un accès au portail ACOSS lui permettant de contrôler le versement de la contribution à la formation professionnelle des professionnels libéraux et indépendants.

    Toutefois, de nombreux professionnels, ayant bien une activité libérale, restent absents de ce portail.
    C’est pourquoi, dans le cas où l’organisme de formation concerné par la présente convention ne fournit pas au FIF PL l’attestation de versement CFP de ses stagiaires, celui-ci est informé que seuls les stagiaires présents dans le portail ACOSS pourront être pris en charge par le FIF PL.

    • La facture, à l’ordre du FIF PL, sur papier en-tête de l’organisme de formation, comportant l’intitulé et les dates de formation, ainsi que le nombre de stagiaires pouvant être pris en charge et le coût par stagiaire.

    Règlement par le FIF PL dans le cadre d’une demande collective

    Le règlement du FIF PL se fait directement à l’organisme de formation ; le montant de ce règlement est calculé au prorata des stagiaires présents à la formation, pour lesquels le justificatif URSSAF aura été fourni par l’organisme de formation, et dans la limite du budget annuel disponible de chaque professionnel, selon les critères de la profession concernée ici.

  8. " Sont admises au titre des publicités, dès lors qu’elles ne sont pas trompeuses, les mentions relatives aux voies d’accès possibles aux prestations proposées par l’organisme de formation (alternance, plan de développement des compétences, CPF, …) et les financeurs possibles (opérateurs de compétences, Pôle emploi, …)" (circ. DGEFP n°2011-26 du 15.11.11)

    A ce titre, le FIF PL peut accepter qu’un organisme de formation indique la mention « formation susceptible d’être prise en charge par le FIF PL », et ce, dans la mesure où la formation a été validée dans le cadre d’un appel à candidatures.

    Le FIF PL n’autorise pas l’utilisation de son logo.